Een uurtje administratie per dag lijkt nog mee te vallen. Tot je het optelt.
Stel dat je na je laatste klant gemiddeld nog 1 uur per dag bezig bent met administratie. Dat is 5 uur per week en dus ongeveer 20 uur per maand. Dat is elke maand een halve werkweek extra.
Is het eerder 2 uur per dag, dan kom je uit op 10 uur per week of 40 uur per maand. Dat is gewoon een volledige werkweek.
Misschien voelt dat niet zo, omdat die tijd verspreid zit. Hier eens 10 minuten iets regelen, daar nog snel 15 minuten een klant antwoorden en in het weekend nog 2 uurtjes achter je computer om de rest bij te werken. Maar als je het allemaal eens eerlijk optelt, kan het bedrag behoorlijk oplopen.
Of misschien heb jij het slimmer aangepakt en mag je partner dat allemaal achter de schermen “even” regelen. 😉
Waarom voelt dat vaak niet als zoveel?
Omdat administratie zelden netjes in één blok zit.
Je gaat niet elke avond bewust 2 uur achter je computer zitten met de gedachte: nu ga ik administratie doen. Meestal gebeurt het tussendoor. Je kijkt iets na, beantwoordt een bericht, zet een afspraak vast of werkt op zondag nog even wat achterstand weg.
Net daardoor onderschat je gemakkelijk hoeveel tijd erin kruipt.
Veel daarvan wist je bij de klant al
Daar zit voor ons de grootste winst.
Wanneer je bij een klant vertrekt, weet je op dat moment perfect wat je uitgevoerd hebt, of er iets bijzonders was, wat later nog verwerkt moet worden en of je hebt afgesproken wanneer je terugkomt.
Als je die dingen meteen kort vastlegt, hoef je ze ’s avonds niet opnieuw bijeen te zoeken of uit je hoofd te reconstrueren.
Dat betekent niet dat je na elke klant een kwartier administratie moet doen. Integendeel. Het moet net snel blijven: aanduiden wat je uitgevoerd hebt, eventueel een korte opmerking toevoegen en een volgende afspraak vastleggen als die al bekend is.
En als iemand anders je administratie doet?
Dan ben jij die 20 of 40 uur misschien zelf niet kwijt, maar het werk is natuurlijk niet verdwenen.
Je partner of iemand op kantoor moet nog altijd weten wat er uitgevoerd is, wat verder verwerkt moet worden en welke afspraken er gemaakt zijn. Als die informatie ontbreekt, komt de vraag gewoon terug bij jou.
Dan zijn er uiteindelijk 2 mensen met dezelfde administratie bezig.
Dat is geen echte tijdswinst. Je hebt het werk alleen doorgeschoven.
Minder achteraf uitzoeken
Daar draait het eigenlijk om.
Niet proberen om ’s avonds sneller door je administratie te vliegen, maar vermijden dat je ze dan nog moet reconstrueren.
Als je tijdens je werkdag meteen vastlegt wat nodig is, kan de rest daarop verdergaan en hoef je thuis niet opnieuw te beginnen.
Zo hebben we ServiGO opgebouwd
ServiGO is gemaakt rond de werkdag van iemand die op de baan is. Bij de klant open je de juiste opdracht en leg je vast wat nodig is. Niet meer dan nodig.
Daarna blijft alles bij die opdracht staan en kan die informatie verder gebruikt worden voor de administratie die erop volgt.
ServiGO moet van jou dus geen snellere administratieve bediende maken. Je bent vakman. Je tijd hoort zoveel mogelijk naar je klanten en je werk te gaan, niet naar administratie die ’s avonds nog eens opnieuw door je handen moet.
Tel het eens op
Dat is eigenlijk de enige oefening die we je willen meegeven: hou het 1 week bij en tel echt alles mee. De 10 minuten hier, de 15 minuten daar en die 2 uur in het weekend.
Misschien valt het mee.
Maar misschien kom je uit op 20 uur per maand. Of zelfs 40 uur per maand.
En dan wordt de vraag ineens een stuk concreter:
wat zou jij met die tijd doen als je ze niet elke maand opnieuw kwijt was?