ServiGO is geen facturatiesysteem — en dat is net de bedoeling

Tijdens gesprekken met zelfstandigen en zaakvoerders horen we regelmatig dezelfde reactie:

Dat is goed nieuws. Je klanten staan erin, je facturen vertrekken van daaruit en vaak werkt ook je boekhouder ermee.

ServiGO wil dat systeem niet vervangen.

We bouwen geen tweede facturatiepakket waarin je opnieuw klanten, producten, prijzen en instellingen moet invoeren. ServiGO werkt net aanvullend op de software die je vandaag al gebruikt.

Je facturatiesysteem komt pas op het einde

Een facturatiesysteem is gemaakt om klanten en facturen te beheren. Dat is belangrijk, maar het is maar één deel van je werkdag.

Voor er een correcte factuur kan vertrekken, is er meestal al heel wat gebeurd:

• een klant heeft een afspraak gemaakt;
• de opdracht werd ingepland;
• de juiste informatie ging naar de vakman op de baan;
• de werken werden uitgevoerd;
• foto’s en opmerkingen werden geregistreerd;
• prestaties of materialen werden aangeduid;
• een attest of verslag werd voorbereid;
• een volgende afspraak of opvolging werd vastgelegd.

Pas daarna komt de factuur.

Het probleem is dus meestal niet dat je geen factuur kunt maken. Het probleem zit in alles wat eraan voorafgaat.

De echte administratie ontstaat bij de klant

Stel dat je op één dag zes klanten bezoekt.

Bij elke klant voer je werken uit, maak je misschien foto’s, noteer je opmerkingen en spreek je iets af voor een volgend bezoek. Na afloop zit die informatie vaak verspreid over verschillende plaatsen:

• de afspraak staat in je agenda;
• foto’s staan op je smartphone;
• een extra vraag staat in WhatsApp;
• een notitie ligt op papier;
• een vervolgactie zit voorlopig alleen in je hoofd.

Je facturatiesysteem kan daar weinig mee zolang die informatie er niet correct in terechtkomt.

Daarom begint ’s avonds vaak een tweede werkdag. Je probeert opnieuw samen te stellen wat er overdag gebeurd is:

• Welke werken heb ik precies uitgevoerd?
• Welke foto hoort bij welke klant?
• Wat had de klant nog gevraagd?
• Welke prestatie moet worden gefactureerd?
• Moet er nog een attest vertrekken?
• Wanneer moet ik opnieuw contact opnemen?

Wat blijft in je facturatiesysteem?

Je facturatiesysteem blijft de basis voor je commerciële en boekhoudkundige gegevens.

Daar blijven bijvoorbeeld:

• je klantenbestand;
• officiële facturatiegegevens;
• producten en diensten;
• prijzen en btw-instellingen;
• facturen en creditnota’s;
• betalingen;
• boekhoudkundige verwerking.

Gebruik je vandaag al een systeem dat goed werkt? Dan behouden we dat.

Heb je nog geen geschikte oplossing? Dan bekijken we samen welk facturatiesysteem bij je bedrijf past.

ServiGO probeert dus niet alles zelf te worden. We laten gespecialiseerde software doen waar ze goed in is.

Wat doe je dan in ServiGO?

ServiGO wordt de werkomgeving voor je dagelijkse opdrachten en interventies.

Je werkdag begint met een duidelijk overzicht van je planning. Je ziet welke klanten je bezoekt, wat er moet gebeuren en welke informatie je nodig hebt.

Bij de klant registreer je meteen wat er gebeurt:

1. Je opent de geplande opdracht.
2. Je bekijkt klantgegevens en eerdere interventies.
3. Je doorloopt de juiste checklist.
4. Je duidt uitgevoerde werken aan.
5. Je voegt foto’s en opmerkingen toe.
6. Je registreert prestaties of gebruikte materialen.
7. Je maakt informatie voor een attest of verslag klaar.
8. Je legt de volgende afspraak of opvolging vast.

Wanneer de opdracht klaar is, is ook de administratie al grotendeels verwerkt.

ServiGO kan de relevante gegevens vervolgens doorgeven aan je facturatiesysteem, zodat daar een factuur kan worden voorbereid. De zaakvoerder of administratie behoudt de controle en kan die nog nakijken, aanpassen en versturen.

Eén klant, twee duidelijke rollen

Je facturatiesysteem en ServiGO gaan over dezelfde klant, maar bekijken die vanuit een andere rol.

Je facturatiesysteem beheert de klant als facturatie-entiteit

Daar staan de officiële gegevens die nodig zijn voor klantenbeheer, facturatie en boekhouding.

ServiGO beheert het werk bij die klant

Daar vind je afspraken, locaties, contactpersonen, opdrachten, historiek, foto’s, opmerkingen en opvolging.

Dat onderscheid is belangrijk.

Eén klant kan bijvoorbeeld één facturatieadres hebben, maar verschillende gebouwen laten onderhouden. Per locatie kan er een andere contactpersoon, planning of interventiehistoriek zijn.

Voor je facturatie is dat één klant. Voor je dagelijkse werking zijn dat verschillende opdrachten en situaties.

De factuur is maar één resultaat

De koppeling met je facturatiesysteem is nuttig, maar ze is niet de kern van ServiGO.

Dezelfde informatie die je tijdens een opdracht registreert, kan ook worden gebruikt voor:

• een werkverslag;
• een attest;
• een overzicht van voor- en nafoto’s;
• een interne opvolgtaak;
• een afspraakbevestiging;
• een herinnering voor de klant;
• een volgende periodieke afspraak;
• een verzoek om een review;
• een duidelijk klantendossier voor het volgende bezoek.

Je hoeft niet opnieuw te beginnen

ServiGO vraagt niet dat je je bestaande werking volledig weggooit.

We bekijken eerst wat vandaag al goed werkt. Dat behouden we.

Daarna brengen we in kaart waar je nog tijd verliest:

• tussen planning en uitvoering;
• tussen de baan en het kantoor;
• bij foto’s en documenten;
• bij terugkerende afspraken;
• bij klantenopvolging;
• en bij de voorbereiding van je facturen.

Op basis daarvan richten we ServiGO in als aanvulling op je bestaande systemen.

Zo hoef je na je laatste klant niet meer te reconstrueren wat er die dag allemaal gebeurd is. De informatie werd al geregistreerd tijdens de opdracht — op het moment dat ze ontstond.