Automatiseren is handig. Maar je wilt natuurlijk wel blijven weten wat er naar je klant vertrekt en wat er in je administratie gebeurt.
Automatiseren klinkt aantrekkelijk zolang het gaat over werk dat je zelf liever niet meer doet. Maar zodra software mails begint te versturen, afspraken vastlegt of gegevens doorstuurt naar je facturatie, komt er snel een andere gedachte boven: en wat als er iets verkeerd loopt?
Dat is een terechte vraag. Minder administratie is handig, maar niet als je daardoor het gevoel krijgt dat je niet meer weet wat er naar je klant vertrekt.
Voor ons betekent slim automatiseren daarom vooral dat je goed kiest wat automatisch mag gebeuren en waar je zelf nog even naar wilt kijken.
Niet alles hoeft meteen verstuurd te worden
Stel dat je een opdracht bij een klant afrondt. De uitgevoerde werken zijn geregistreerd en de nodige gegevens staan bij de opdracht.
Dan kan software daar al heel wat mee doen zonder meteen iets definitief te versturen.
De gegevens voor de factuur kunnen bijvoorbeeld worden klaargezet in je facturatiesysteem. Jij of iemand op kantoor kijkt ze nog even na en verstuurt de factuur pas daarna.
Hetzelfde geldt voor andere stappen. Gegevens kunnen al bij de juiste klant terechtkomen en klaarstaan voor wat er daarna moet gebeuren, zonder dat je de controle kwijt bent.
Sommige dingen mogen gewoon automatisch
Er zijn ook taken waarbij je weinig reden hebt om iedere keer opnieuw tussen te komen.
Een afspraak die al vastligt kan bijvoorbeeld automatisch een herinnering krijgen. Als je met een klant hebt afgesproken dat je binnen een bepaalde periode opnieuw langskomt, hoeft dat niet op een briefje te blijven staan tot iemand er later aan denkt.
Bij zulke terugkerende taken is automatisering vooral handig omdat ze anders gemakkelijk vergeten worden.
Maar een factuur met een afwijkend bedrag of een bijzondere opmerking van een technieker? Daar wil je misschien eerst zelf naar kijken.
En dat is perfect normaal.
Automatiseer het gewone, toon wat afwijkt
Dat is eigenlijk een eenvoudige regel.
Wat iedere dag op dezelfde manier gebeurt, kun je vaak ver automatiseren. Wat afwijkt, moet duidelijk zichtbaar blijven zodat iemand kan beslissen wat ermee moet gebeuren.
Je hoeft dus niet te kiezen tussen alles zelf doen en alles blind laten gebeuren.
De gewone opdrachten kunnen vlot doorlopen. Alleen wanneer er iets bijzonders is, moet iemand ernaar kijken.
Dat scheelt tijd, want je hoeft niet langer iedere opdracht volledig na te kijken enkel om zeker te zijn dat er niets misloopt. Je aandacht gaat naar de gevallen waar ze echt nodig is.
Controle betekent ook dat je nog kunt ingrijpen
Automatisering mag geen zwart doosje worden.
Je moet kunnen zien wat er gebeurd is, welke informatie gebruikt werd en wat er nog klaarstaat om verder verwerkt te worden. Als iets niet klopt, moet je het kunnen aanpassen voor het definitief wordt.
Daar komt vertrouwen vandaan.
Niet omdat software nooit een fout kan maken, maar omdat jij niet hoeft te gokken wat er achter de schermen gebeurt.
Voor een klein servicebedrijf is dat belangrijk. Je kent veel klanten persoonlijk. Een verkeerde afspraak of een foutieve factuur is dan niet zomaar een technisch probleem. Jij krijgt er zelf telefoon over.
En wat als je met meerdere mensen werkt?
Dan wordt die verdeling nog belangrijker.
Een technieker op de baan hoeft niet bezig te zijn met alle administratie die later volgt. Hij moet vooral correct kunnen vastleggen wat hij uitgevoerd heeft en of er iets bijzonders was.
Daarna kan het systeem de nodige gegevens verder klaarzetten. De planner of zaakvoerder krijgt alleen wat nog aandacht vraagt.
Zo hoeft niet iedereen alles op te volgen en blijft het overzicht toch behouden.
De technieker hoeft zich niet af te vragen of iemand zijn notitie nog zal terugvinden. De persoon op kantoor hoeft niet eerst te bellen om te vragen wat er precies gebeurd is.
Zo kijken we er bij ServiGO naar
ServiGO is niet bedoeld om zoveel mogelijk knoppen op automatisch te zetten.
Het doel is dat de administratie die na een opdracht volgt zo weinig mogelijk extra werk vraagt.
Wat tijdens de opdracht al bekend is, wordt meteen vastgelegd. Die informatie kan daarna verder gebruikt worden voor factuurvoorbereiding, documenten, planning en opvolging.
Waar je zelf nog wilt nakijken of beslissen, blijft die controle bij jou. Waar een stap gewoon telkens hetzelfde verloopt, kan die verdergaan zonder dat iemand er iedere keer opnieuw werk aan heeft.
Dat is voor ons het verschil tussen automatiseren omdat het technisch kan en automatiseren omdat het je werk echt eenvoudiger maakt.
Tijd winnen zonder de grip kwijt te raken
Je hoeft niet meteen alles automatisch te laten verlopen om voordeel te halen uit automatisering.
Begin met de taken waar weinig twijfel over bestaat en hou de belangrijke beslissingen bij jezelf.
Als dat goed werkt, kun je later altijd bekijken welke volgende stap je ook automatisch wilt laten verlopen.
Zo groeit automatisering mee met je manier van werken, in plaats van dat jij je manier van werken moet aanpassen aan de software.
Je houdt de controle waar die nodig is, en haalt het repetitieve werk weg waar het kan.