Veel van wat je ’s avonds nog moet verwerken, wist je een paar uur eerder al perfect.
Je bent klaar bij je laatste klant. Je hebt het werk uitgevoerd, foto’s genomen en misschien snel iets genoteerd op een papiertje.
Of op nog een ander papiertje.
En ergens in je camionette hangt misschien ook nog een post-it met iets dat je zeker niet mocht vergeten.
Je rijdt naar huis. Eigenlijk zou je werkdag erop moeten zitten.
Maar dan begint het tweede deel.
Foto’s bij de juiste klant zoeken. Nakijken wat je precies hebt uitgevoerd. Een paar notities ontcijferen. Gegevens voor de factuur klaarzetten. Een attest afwerken. Een volgende afspraak noteren.
Terwijl je dat allemaal een paar uur eerder nog perfect wist.
Bij de klant weet je perfect wat je uitgevoerd hebt
Wanneer je bij een klant buiten stapt, hoef je meestal niet lang na te denken over wat je daar gedaan hebt.
Je weet welke werken je uitgevoerd hebt.
Je weet welke foto’s erbij horen.
Je weet of er iets bijzonders was.
Je weet wat later gefactureerd moet worden.
En heb je met de klant afgesproken dat je binnen zes maanden of een jaar terugkomt? Dan kun je dat ook meteen vastleggen.
Alleen staat dat op het einde van de dag vaak nog overal verspreid.
Een opmerking staat op een papiertje.
Een afspraak zit in je agenda.
Foto’s staan gewoon tussen alle andere foto’s op je smartphone.
En tegen ’s avonds is je fotobibliotheek een mengelmoes van werkfoto’s, privéfoto’s, screenshots en foto’s waarvan je even moet nadenken bij welke klant ze ook alweer hoorden.
Het probleem is vaak niet dat je de informatie niet hebt. Je hebt ze wel, maar ze zit overal verspreid.
Eén papiertje is geen probleem. Tien wel.
Op zich is er niets mis met snel iets op papier zetten.
Het werkt.
Tot je vijf of zes klanten op een dag doet.
Dan heb je misschien een paar foto’s per klant, enkele opmerkingen, iets dat nog gefactureerd moet worden en twee klanten die binnen een jaar opnieuw moeten ingepland worden.
Eén losse notitie stelt weinig voor.
Maar na een volle werkdag krijg je al snel dit:
- foto’s die nog bij de juiste klant moeten;
- notities op papier of in je telefoon;
- uitgevoerde werken die nog verwerkt moeten worden;
- een attest dat nog gemaakt moet worden;
- een volgende afspraak die je niet mag vergeten;
- gegevens die nog naar je facturatie moeten.
Geen van die dingen duurt op zich bijzonder lang.
Het is de optelsom die je avond opeet.
En vooral: je doet een deel van je werk eigenlijk twee keer.
Eerst voer je het uit.
Later probeer je opnieuw samen te stellen wat je precies uitgevoerd hebt.
Verwerk het terwijl je er toch mee bezig bent
Dat hoeft niet te betekenen dat je na elke klant tien minuten op een tablet moet zitten tokkelen.
Integendeel.
Het moet net zo eenvoudig mogelijk zijn.
Je bent klaar met een opdracht en duidt meteen aan wat je uitgevoerd hebt.
Je maakt de nodige foto’s en die zitten direct bij de juiste klant.
Er was iets bijzonders? Korte opmerking erbij.
Heb je afgesproken wanneer je terugkomt? Meteen vastleggen.
Zijn de gegevens voor een attest of factuur bekend? Dan hoeven die ’s avonds niet opnieuw bij elkaar gezocht te worden.
Je legt vast wat nodig is terwijl je nog perfect weet waarover het gaat.
Dat scheelt niet alleen tijd. De kans op fouten wordt ook kleiner.
Je hoeft niet meer te twijfelen of die foto nu van klant Janssens of Peeters was. Je hoeft je niet af te vragen wat je met die haastig geschreven notitie bedoelde. En een afspraak die meteen vastligt, moet je later niet meer proberen te onthouden.
Van een afgewerkte klus naar afgewerkte administratie
Als je bij elke opdracht meteen de juiste dingen vastlegt, verandert er iets belangrijks.
Je vertrekt niet meer bij de klant met alleen een uitgevoerde klus.
Je vertrekt met een opdracht waarvan ook de nodige informatie al netjes bij elkaar staat.
Bijvoorbeeld:
- welke klant en locatie je bezocht hebt;
- wat je uitgevoerd hebt;
- welke foto’s bij die opdracht horen;
- welke opmerkingen belangrijk zijn;
- wat verder verwerkt moet worden voor facturatie of documenten;
- wanneer je opnieuw moet langskomen.
Daar kan de rest van je administratie gewoon op verdergaan.
De gegevens voor je factuur kunnen worden klaargezet. Een attest of verslag kan verder worden afgewerkt. Een volgende afspraak kan al ingepland zijn.
Je hoeft dus niet eerst opnieuw je dag te reconstrueren voor je aan je administratie kunt beginnen.
Zo is ServiGO bedoeld
ServiGO vertrekt vanuit wat jij bij je klanten doet.
Je ziet welke opdrachten die dag gepland staan en opent bij de klant gewoon de juiste opdracht.
Tijdens of vlak na het werk registreer je wat nodig is: uitgevoerde werken, foto’s, opmerkingen en andere gegevens die bij die opdracht horen.
Alles blijft meteen bij de juiste klant en de juiste opdracht staan.
Daarna kan die informatie verder gebruikt worden voor de administratie die erop volgt.
Niet omdat jij ’s avonds alles opnieuw ingeeft, maar omdat je het tijdens je werkdag al hebt vastgelegd.
Je laatste klant mag ook echt je laatste werk zijn
Je hoeft je administratie niet beter te leren organiseren als een groot deel ervan eigenlijk al tijdens je werkdag afgehandeld kan worden.
Dat is net het punt.
Niet sneller foto’s sorteren.
Niet mooiere stapeltjes papier maken.
Niet nóg een lijstje bijhouden van wat je straks niet mag vergeten.
Gewoon zorgen dat wat je bij de klant al weet, meteen op de juiste plaats terechtkomt.
Als je bij je laatste klant wegrijdt, zou je niet nog een halve werkdag in je hoofd mee naar huis moeten nemen.
En net daarom hebben we ServiGO zo opgebouwd.
De losse papiertjes, de foto’s die door elkaar staan, de notities die je later opnieuw moet ontcijferen, de volgende afspraak die je niet mag vergeten, de gegevens die nog naar je facturatie moeten: dat zijn precies de dingen die we met ServiGO proberen weg te halen uit je avond.
Je voert je werk uit bij de klant.
Je legt meteen vast wat nodig is.
En de rest kan daarop verdergaan.
Zodat je werkdag niet opnieuw begint zodra je thuis bent.